Waarom heeft u hotelmanagementsoftware nodig?

Ook als u een kleiner hotel of appartementencomplex met slechts enkele units runt, kunt u enorm profiteren van hotelmanagementsoftware. Er is een breed scala aan software binnen handbereik, elk met eigen specifieke voordelen.

WELKE SOFTWARE IS ER?

Van kleine Bed & Breakfasts tot grote hotelketens, er zijn tientallen verschillende softwaresystemen op de markt, allemaal met hetzelfde doel: het runnen van uw hotel makkelijker maken en uw tijd efficiënter benutten met een verbeterde gebruikerservaring voor zowel u als uw gasten.

Er schuilt een bijzondere kracht in het hebben van meer en duidelijker overzicht over uw object wanneer u alle functies eenvoudig kunt beheren vanuit één overzichtelijk systeem en uw tijd efficiënter kunt inzetten. Talloze software kan u hierbij helpen, en wij bieden u de belangrijkste hiervan aan:

Channel manager systeem dit krachtige hulpmiddel is misschien wel een van de belangrijkste systemen die een object kan hebben. De mogelijkheden van dit systeem zijn eindeloos, maar het belangrijkste is dat u op elk moment op meer dan 50 online verkoopkanalen adverteert en dat al hun agenda's met elkaar verbonden zijn. Wanneer agenda's gekoppeld zijn, minimaliseert u de kans op ongemakken zoals overboekingen (dubbele reserveringen) of problemen door verkeerd ingestelde prijzen op een bepaalde site, enzovoort.

Property management systeem als u op elk moment duidelijk zicht wilt hebben op de status van uw accommodatie, reserveringen voor kamers/appartementen, analyses en nog veel meer, dan is dit systeem ideaal voor u. Als het bovendien gekoppeld kan worden aan uw channel manager systeem, heeft u een winnende combinatie waarmee u uw bedrijfsvoering aanzienlijk verbetert.

Boekingsengine ook wel online receptie genoemd. Dit is een verbetering die u op uw website en op sommige sociale netwerken (bijvoorbeeld Facebook) kunt implementeren. Op deze manier ontstaat er een extra reserveringskanaal waarvoor u geen hoge commissies betaalt zoals bij andere sites. Deze toevoeging geeft uw gasten de mogelijkheid om rechtstreeks via de site direct enkele van uw accommodaties te boeken, zonder dat er navraag nodig is. Deze functie verbetert de ervaring van uw gasten en geeft hen zekerheid, omdat ze niet hoeven te wachten op een reactie of de accommodatie beschikbaar is voor de gekozen data. Ze krijgen deze informatie rechtstreeks via dit systeem, vullen de benodigde reserveringsgegevens in en boeken zo hun verblijf bij u.

WAARDEER UW TIJD

Iedere professional in zijn vakgebied heeft ondersteuning nodig, of dat nu partners, hotelmedewerkers of andere mensen zijn die u af en toe helpen uw verplichtingen in balans te houden. Nieuwe technologieën zijn uw perfecte zakenpartner! Automatisering en optimalisatie van bedrijfsactiviteiten zorgen voor een efficiënter gebruik van uw tijd.

Als u uw appartementen, villa, hostel of hotel op meerdere sites adverteert (Booking, Airbnb, Expedia, HostelWorld, HotelBeds…), dan weet u hoeveel tijd het kost om de agenda te synchroniseren (prijs- en beschikbaarheidswijzigingen). Voeg daar een groter aantal accommodatie-eenheden en meer reserveringen aan toe, en u krijgt precies de situatie waarin u minstens één extra persoon nodig heeft om reserveringen in realtime vanaf alle sites te monitoren, informatie te synchroniseren en eventueel gegevens in te voeren in het programma dat u gebruikt, bijvoorbeeld Excel.

Menselijke fouten, het onvermogen om alle kanalen 24 uur per dag in de gaten te houden, een trage computer en tal van andere factoren kunnen leiden tot schade in uw bedrijf. Daarom bieden bovenstaande systemen de oplossing. Wanneer alle functies in de systemen correct zijn ingesteld en afgestemd op het beleid van uw accommodatie, worden alle risico's tot een minimum beperkt. De persoon of personen die voorheen genoodzaakt waren alle reserveringsbronnen nauwlettend te volgen en aan te passen, worden nu van deze last bevrijd en kunnen hun tijd besteden aan hun gasten.

U heeft het al druk genoeg. Verkoopplanning, het oplossen van problemen in appartementen of kamers, communicatie met gasten, communicatie met bevoegde instanties, met bureaus, enzovoort, dit alles vraagt om topconcentratie en voldoende tijd. Wanneer u boekingsactiviteiten automatiseert, kunt u meer tijd besteden aan het verbeteren van de ervaring van uw gasten, het organiseren van extra activiteiten in uw accommodatie, het onderhandelen met leveranciers en het overhouden van vrije tijd voor uzelf.

Een goed georganiseerd en op maat gemaakt hotelsysteem is uw partner en vriend, dat zich terugbetaalt door tijdsbesparing en meer boekingen.

UW GASTEN HEBBEN HOGE VERWACHTINGEN

Kleine dingen zoals decoraties, georganiseerde activiteiten, extra aandacht, perfect schone appartementen/kamers en uitstekende service zijn wat uw gasten blij maakt, hun verblijf compleet maakt en hen overtuigt om nog eens bij u terug te komen. Dit proces begint al op het moment dat de gast een vakantie wil boeken:

• Boekingsengine op uw site maakt het voor potentiële gasten makkelijker om alle benodigde informatie te vinden en versnelt het boekingsproces.
• Uw channel managerzorgt ervoor dat de beschikbaarheid op alle andere sites wordt afgestemd zodra de gast een reservering maakt.
• Het hotelmanagementsysteem toont u of uw medewerkers de actuele status van de accommodatie.

Uw gast is inmiddels gearriveerd. U heeft de extra tijd benut om een bijzondere vorm van aandacht voor de gast te organiseren of om uw personeel te trainen in een prettigere manier van communiceren met gasten, en de gast is tevreden over hoe alles tot nu toe is verlopen. De rest van de gastbeleving ligt nu in uw handen en het is tijd om te laten zien wat u onderscheidt van de concurrentie.

Vergeet niet te zoeken naar een systeem dat aansluit bij uw behoeften, dat functies biedt die passen bij het moderne marktaanbod en dat een minimale financiële belasting vormt voor uw bedrijf.