Hoe verlaag je de operationele kosten van je hotel

Het efficiënt beheren van de operationele kosten van een hotel vraagt om jongleren op meerdere niveaus en een voortdurende balans tussen kostenbesparing en winstmaximalisatie.

Bovendien vraagt u zich misschien af hoe u de kosten kunt verlagen zonder dat dit ten koste gaat van de gasttevredenheid en -ervaring. 

Precies daarvoor zijn wij er. We hebben een lijst samengesteld met 7 praktische ideeën over hoe u de operationele kosten van uw hotel kunt verlagen zonder afbreuk te doen aan de gastbeleving.

Laten we van start gaan!

Wat zijn operationele kosten van een hotel?

Operationele kosten van een hotel omvatten verschillende aspecten van de bedrijfsvoering, waaronder:

• Personeel, 
• Nutsvoorzieningen, 
• Onderhoud, 
• Housekeeping, 
• Gastenservice, 
• Marketing, en 
• Administratieve kosten.

Deze kosten zijn essentieel voor het onderhoud van het pand, het leveren van klantenservice en het genereren van omzet.

Welke soorten operationele kosten heeft een hotel?

Er zijn 2 hoofdcategorieën binnen de operationele kosten van een hotel: vaste en variabele kosten.

Vaste kosten zijn kosten die niet veranderen door schommelingen in verkoop, bezettingsgraad, enzovoort.

Deze kosten omvatten:

• Huur of Hypotheek
• Salarissen en Secundaire Arbeidsvoorwaarden
• Opstalverzekering en Belastingen
• Afschrijving
• Nutsvoorzieningen
• Regelmatig onderhoud van vaste apparatuur, systemen en infrastructuur, zoals liften, HVAC-systemen en brandveiligheidsuitrusting. 

Aan de andere kant is variabele kosten veranderen afhankelijk van het productiviteitsniveau en stijgen of dalen op basis van de bezettingsgraad.

Enkele voorbeelden van variabele kosten zijn:

• Eten en drinken
• Schoonmaakbenodigdheden
• Loonkosten voor uurloners en parttime medewerkers
• Promotiekosten, advertentiekosten en marketingcampagnes.

Om de operationele kosten van uw hotel te beheersen, moet u met beide kostensoorten rekening houden om uw kostenbeheersingsstrategieën te optimaliseren.

Hoe verlaagt u de operationele kosten van uw hotel op 7 effectieve manieren?

1. Kies voor krachtige hotelmanagementsoftware (HMS)

Hotelmanagementsoftware stroomlijnt en optimaliseert diverse aspecten van uw hoteloperatie, waaronder:

• Reserveringen, 
• Gastenservice, 
• Front office beheer, 
• Housekeeping, 
• Facturatie, en 
• Rapportage.

Daarom is HMS van onschatbare waarde als het gaat om het automatiseren van routinetaken zoals reserveringen, in- en uitchecken.

Daarnaast zorgen de voorraadbeheerfuncties van de software voor betere controle over benodigdheden, voorzieningen en apparatuur. 

Dit resulteert in minder verspilling, het voorkomen van voorraadtekorten en een kostenefficiënt voorraadbeheer.

Als u gebruikmaakt van de efficiëntie, automatisering en analytische mogelijkheden van HMS, kunt u processen stroomlijnen en uiteindelijk kosten besparen.

? Pro-tip:

OTA SYNC is een allesomvattende hotelmanagementoplossing die de dagelijkse hotelactiviteiten stroomlijnt zonder in te leveren op gastentevredenheid.

Met onze functies en tools kunt u:

? Toegang krijgen tot een centraal reserveringssysteem om kamerbeschikbaarheid, tarieven, gastvoorkeuren en speciale verzoeken te monitoren. 

? Stroomlijn het in- en uitcheckproces en beheer gastprofielen en voorkeuren moeiteloos en foutloos.

? Bied een gebruiksvriendelijke interface zodat receptiemedewerkers eenvoudig toegang hebben tot gastinformatie, kamerstatus en betalingsgegevens.

? Coördineer schoonmaakschema’s, houd de status van kamerreiniging, onderhoudstaken en meer bij.

? Genereer en verwerk gastfacturen, registreer betalingen, beheer folio’s en handel factureringsvragen af met geïntegreerde facturatiefuncties.

? Automatiseer financiële rapportage, volg inkomstenstromen, analyseer prestatie-indicatoren en genereer aanpasbare rapporten.

Zo helpen de geavanceerde oplossingen van OTA SYNC uw hotel efficiënter te laten werken, doordat u weloverwogen beslissingen kunt nemen en kostenefficiënte strategieën kunt opbouwen.

2. Train uw personeel breed inzetbaar op 

Personeelskosten vormen de helft van de operationele kosten. 

Het is belangrijk om vooraf in te schatten hoeveel medewerkers nodig zijn voor een bepaalde taak, want een tekort aan personeel kan leiden tot meer ontevredenheid bij zowel gasten als medewerkers.

Als u uw personeel echter breed opleidt, hoeft u geen extra medewerkers aan te nemen wanneer een collega ziek is.

Bovendien kan uw personeel nieuwe vaardigheden leren, wat voor hen voordelig is. Het is meestal verstandig om rollen en functies te combineren die enigszins vergelijkbaar zijn en waarbij de overgang niet te groot is.

Let er echter op dat u uw personeel niet overbelast, want dat maakt hen juist minder effectief.

Als u bijvoorbeeld gebruikmaakt van de OTA SYNC oplossing, verloopt de overgang voor uw personeel soepel en moeiteloos, omdat ze toegang hebben tot alle functionaliteiten binnen één dashboard.

Daardoor is het vrij eenvoudig om hen op te leiden voor meerdere rollen, want alles is geautomatiseerd en vergt weinig tot geen inspanning om te implementeren.

3. Herzie uw marketingstrategie

Marketing is essentieel om uw hotel te promoten, maar als u geen goed marktonderzoek doet, loopt u het risico geld te verspillen.

Het is goed om uw huidige marketingstrategie regelmatig te evalueren en te bekijken welke marketingkanalen omzet opleveren en welke niet.

Analyseer uw doelmarkt, concurrenten en prestaties, en meet uw return on investment (ROI).

Dit levert u waardevolle inzichten op in mogelijke zwakke punten en bedreigingen, maar ook in uw sterke punten en kansen.

Alleen met een op data gebaseerde aanpak kunt u uw marketingstrategie effectief en doordacht aanpassen en bijsturen.

Bovendien kunt u door het verzamelen en analyseren van gastgegevens uit meerdere bronnen campagnes op maat creëren en uw doelgroep precies bereiken.

4 Gerichte marketingcampagnes die u zou moeten proberen

• Persoonlijke beloningen zoals kortingen, gratis kamerupgrades, speciale pakketten, enzovoort
• Beter afgestemde e-mailmarketingcampagnes omdat u precies weet wat uw gasten aanzet tot boeken, gebaseerd op hun boekingsgeschiedenis, voorkeuren en interesses
• Verstuur automatische enquêtes na verblijf om de sentimenten van uw gasten te peilen en verbeterpunten te identificeren voor een hogere gasttevredenheid.
•  Bied gepersonaliseerde upsell- en cross-sellmogelijkheden en laat gasten extra diensten, samengestelde pakketten, tijdelijke aanbiedingen en meer aanschaffen

? Pro-tip:

Wist u dat u met OTA SYNC extra diensten kunt upsellen of cross-sellen en speciale promoties, kortingen, promocodes en meer kunt aanbieden?

U kunt bijvoorbeeld promotie en kortingscodes gebruiken om “dank u wel” te zeggen of nieuwe gasten aan te trekken met promotionele aanbiedingen.

Bovendien integreert onze software met verschillende CRM-systemen, wat nog meer gepersonaliseerde opties mogelijk maakt doordat gastgegevens van alle distributiekanalen worden vastgelegd en opgeslagen.

4. Pas Preventief Onderhoud Toe

Preventief onderhoud houdt in dat u apparatuur, systemen en dergelijke in uw hotel onderhoudt voordat ze kapot gaan.

Reparaties zijn meestal duurder dan regulier onderhoud, en dit kan de ervaring en tevredenheid van uw gasten beïnvloeden.

Hoewel u er misschien niet meteen aan denkt, regelmatige huishoudelijke zorg speelt ook een essentiële rol bij het onderhoud van uw accommodatie en het minimaliseren van slijtage aan voorzieningen.

? Pro-tip:

Onze Een oplossing voor housekeepingbeheer biedt een gecentraliseerd platform voor:

? Efficiënte taaktoewijzing, 

? Realtime updates over de kamerstatus, en 

? Naadloze communicatie tussen het schoonmaakpersoneel. 

Het biedt functies zoals geautomatiseerde schoonmaakschema’s, voorraadbeheer en onderhoudsmeldingen om een tijdige kameromloop te garanderen.

5. Wees Duurzaam

Verduurzamen leidt uiteindelijk vooral tot lagere kosten voor energie en elektriciteitsrekeningen.

Afhankelijk van het huidige budget en de voorkeuren van uw hotel kunt u beginnen met iets kleins, zoals:

• Gasten die dezelfde handdoeken hergebruiken tijdens hun verblijf in plaats van ze dagelijks te laten wisselen.
• Energiezuinige lampen die ook langer meegaan.

Of u kunt grotere investeringen doen en bezettingssensoren installeren die automatisch de lichten uitschakelen wanneer gasten hun kamer verlaten.

Daarnaast kunt u vertrouwen op zonne-energie en zonnepanelen installeren om bijvoorbeeld zwembaden te verwarmen.

6. Maak Winst Met Onderbenutte Ruimtes

Met een vleugje creativiteit en inspiratie kunt u onderbenutte ruimtes in uw hotel omtoveren tot winstgevende machines.

Wanneer deze ruimtes niet worden gebruikt, kosten ze alleen maar geld en vragen ze nog meer onderhoud.

Toch kunt u dit veranderen.

6 Slimme Ideeën Om Uw Onderbenutte Ruimtes Te Transformeren

• Transformeer onderbenutte ruimtes in veelzijdige evenementenlocaties voor het organiseren van vergaderingen, conferenties, workshops, bruiloften, privéfeesten en andere evenementen.

• Zet deze ruimtes om in co-working ruimtes of businesscenters uitgerust met werkplekken, snel internet, printfaciliteiten en vergaderruimtes.

• Richt tijdelijke pop-upwinkels of retaildisplays in om lokale ambachtelijke producten, souvenirs, merchandise of thematische collecties te presenteren.
• Geef ongebruikte ruimtes een nieuwe bestemming als wellness- en fitnessruimtes, zoals yogastudio's, meditatieruimtes, fitnesscentra of spafaciliteiten.
• Benut buitenruimtes, tuinen, binnenplaatsen of dakterrassen voor cocktailbars, sociale evenementen, muziekoptredens, zonsondergangen of unieke eetervaringen.
• Laat kunstexposities, culturele tentoonstellingen, fotogalerijen of wisselende kunstinstallaties om gasten te boeien, lokale kunstenaars te ondersteunen en de sfeer van het hotel te versterken.

Innovatief denken kan uw inkomstenbronnen diversifiëren, de gastbeleving verrijken, nieuwe klanten aantrekken en uw hotel onderscheiden in de competitieve hospitalitymarkt.

? Pro-tip:

? Het Premium Banketten- en Evenementenbeheer van OTA SYNC Premium Banketten- en Evenementenbeheer functie stelt u in staat om inkomsten te genereren door uw ruimtes te verhuren.

Het maakt efficiënte coördinatie mogelijk van taken zoals het boeken van locaties, planning, cateringafspraken en gastenbeheer. 

De software beschikt over functies voor het bijhouden van evenementdetails, het beheren van reserveringen en het genereren van facturen, wat de organisatorische efficiëntie verbetert.

? Nog een Premium functie, SPA- en wellnessbeheer, verbetert de werking van spa's, wellnesscentra en fitnessfaciliteiten.

Hierdoor kun je boekingen bijhouden voor het SPA-gedeelte van uw pand en beschik over verschillende overzichten, per SPA-activiteit of per verantwoordelijke persoon. 

7. Beheer Eten en Drinken

De afdeling eten en drinken is een van de gebieden waar u uw operationele kosten aanzienlijk kunt verlagen. 

De hotelbranche produceert 79.000 ton voedselafval per jaar, waardoor het budget voor keukenafval kan oplopen tot wel 20%.

Met dat in gedachten, wat zijn enkele manieren om kosten te verlagen?

✨ Houd in de gaten hoeveel eten en drinken uw gasten gemiddeld consumeren en overweeg de portiegrootte te verkleinen als gasten hun bord vaker vol dan leeg achterlaten.

✨ Stel menu's samen waarbij u dezelfde ingrediënten gebruikt.

✨ Bewaar ingrediënten op de juiste manier zodat ze niet verspild worden.

Kortom

Met wat meer zorgvuldige planning en analyse hoeft het niet moeilijk te zijn om de operationele kosten van uw hotel te verlagen.

Toch kan het apart beheren van al deze aspecten overweldigend, tijdrovend en foutgevoelig zijn. 

Dit kan bijgevolg niet alleen invloed hebben op uw financiën, maar ook op de ervaring van uw gasten. 

Gelukkig hotelmanagementsoftware is een echte tijd- en kostenbesparing die u helpt alle bewerkingen uit te voeren en te automatiseren vanuit één centrale plek.

Dus, waarom niet beginnen met OTA SYNC?

OTA SYNC is alles-in-één hotelbeheersoftware die je helpt bij:

? Het stroomlijnen en automatiseren van de dagelijkse activiteiten van je hotel

? Het bijhouden van gastprofielen, voorkeuren, verblijfsgeschiedenis en feedback om gastervaringen te personaliseren en diensten af te stemmen op individuele behoeften.

? Het opzetten van loyaliteitsprogramma’s voor gasten, het bijhouden van gastfeedback, het automatiseren van communicatie met gasten, en het versterken van klantrelaties voor herhaalboekingen en gastbehoud.

? Automatiseer voorraadbeheer, het voorkomen van tekorten en het beheersen van kosten voor voorraden en bezittingen.

? Direct betalingen verwerken in meerdere valuta via onze geïntegreerde betaalgateway

? Krijg een compleet overzicht van de financiële gezondheid en prestaties van je hotel dankzij geavanceerde omzet-, financiële en interne hotelrapportages.

Ondersteund door de Booking Engine en Channel Manager, die je zichtbaarheid vergroot en je bereik uitbreidt via OTA-kanalen en je website, is OTA SYNC een krachtige tool die elk aspect van je bedrijf ondersteunt, vóór, tijdens en na het verblijf.

Klaar om OTA SYNC uit te proberen?

Probeer OTA SYNC gratis en efficiënt hotelactiviteiten beheren terwijl je uitzonderlijke service aan je gasten biedt.

Blijf leren:

Hotel Channel Manager Systeem, de Complete Gids

De beste ideeën voor digitale transformatie in uw hotel

10 manieren om uw hotelbedrijf te verbeteren in deze uitdagende tijden