Hotel POS-systeem – Alles wat u moet weten

Bedrijven in de horeca moeten zich aanpassen om concurrerend te blijven en aan de wensen van klanten te voldoen. 

Een krachtig en efficiënt hotel POS-systeem is essentieel om dit doel te bereiken. 

Overweegt u erin te investeren of wilt u simpelweg meer weten over de functies en voordelen ervan? Wij begrijpen dat.

Lees verder om meer te weten te komen over een hotel POS-systeem en de manieren waarop het uw werkzaamheden kan automatiseren.

Wat is een Hotel POS-systeem?

Een Hotel POS-systeem (Point of Sale-systeem) is software die transacties stroomlijnt en beheert bij hotels en andere horecabedrijven, zoals restaurants, cafés, bars en cadeauwinkels. 

Hierdoor kun je voorraad beheert, bestellingen van gasten verwerkt en verkoop en omzet bijhoudt. 

Daarnaast beheert het boekingen van gasten, reserveringen en andere aspecten van de hoteldrift. 

Als een gast bijvoorbeeld diensten of voorzieningen van uw hotel heeft geboekt, voegt het POS-systeem elke aankoop automatisch toe aan de eindrekening.

Zo kan de gast alle in rekening gebrachte diensten bij het uitchecken in één keer afrekenen.

Bovendien biedt een POS-systeem waardevolle inzichten in verkooppatronen en gastvoorkeuren, waardoor uw omzet groeit.

8 Belangrijke voordelen van hotel POS-systemen

✨ Verbeterde efficiëntie – Klanten kunnen snel en eenvoudig bestellingen plaatsen en uw personeel kan deze efficiënter verwerken. 

Het resultaat? Kortere wachttijden en een betere klantervaring over de hele linie.

✨ Nauwkeurige bestellingen –  Hotel POS-systemen helpen menselijke fouten bij het invoeren van bestellingen te voorkomen, wat resulteert in nauwkeurigere bestellingen en tevredener klanten.

✨ Voorraadbeheer – Helpt u voorraadniveaus bij te houden, te monitoren en bestelprocessen te automatiseren, zodat het restaurant of de winkel nooit zonder populaire artikelen komt te zitten.

✨Rapportage en analyses – Hiermee kunt u rapportages genereren over verkoop, voorraad en personeelskosten, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over personeelsbezetting en prijsstelling.

✨ Snellere betalingen – Gasten kunnen hun bestellingen eenvoudig betalen met verschillende betaalmethoden, waaronder creditcards, betaalpassen, mobiele betalingen en meer.

✨ Verhoogde beveiliging – POS-systemen helpen fraude en diefstal te voorkomen door betalingen bij te houden en de kasstroom te monitoren.

✨ Realtime synchronisatie – Synchroniseert gegevens in realtime tussen meerdere apparaten, zodat al het personeel toegang heeft tot dezelfde informatie. 

✨Upsellmogelijkheden – Hiermee kunt u extra producten of diensten onder de aandacht brengen waarin gasten mogelijk geïnteresseerd zijn, wat leidt tot meer omzet en een betere klantervaring.

De belangrijkste indeling van POS-systemen

Hoewel er meerdere manieren zijn om POS-systemen in te delen en te categoriseren, vallen ze allemaal in twee hoofdcategorieën: traditionele systemen, ook wel legacy-POS-systemen of on-premise systemen genoemd, en cloudgebaseerde systemen.

Traditionele POS-systemen slaan gegevens op een lokale server op, vereisen een aanzienlijke investering en zijn niet flexibel genoeg om met nieuwe functies bij te werken. 

Cloudgebaseerde systemen daarentegen gebruiken cloudtechnologie om gegevens op te slaan en te verwerken, en u kunt er overal bij met een internetverbinding.

Bovendien zijn ze kostenefficiënter, omdat u niet hoeft te investeren in dure hardware. 

5 soorten POS-systemen op basis van functionaliteit

Afhankelijk van hun functionaliteit, kunnen POS-systemen ook onder de volgende categorieën vallen:

• Basis-POS-systemen – Gericht op kleine bedrijven en bieden functies zoals voorraadbeheer, verkoopregistratie en basisrapportages.

Zo kunnen hotelmanagers hiermee bijvoorbeeld tafels beheren en bijhouden welke tafels bezet zijn en voor hoe lang.

• Enterprise POS-systemen –  Bieden geavanceerde rapportage- en analysefuncties en ondersteunen meerdere betaalmethoden en valuta's, plus meertalige ondersteuning.

Als een hotel meerdere restaurants, bars of andere horecagelegenheden heeft, kan het dit type POS-systeem gebruiken om beheer ze allemaal vanaf één platform, waaronder menubeheer, orderverwerking, enzovoort.

• Geïntegreerde kassasystemen – Zorgen voor integraties met andere bedrijfssoftware, zoals boekhoud- of CRM-systemen, en bieden zo een completer inzicht in de bedrijfsvoering.

Bestelt een gast bijvoorbeeld een bepaald soort wijn, dan kan het hotel die informatie gebruiken om in de toekomst vergelijkbare wijnen aan te bevelen.

• Mobiele kassasystemen – Maken het mogelijk om transacties uit te voeren op mobiele apparaten, zoals tablets en smartphones.

Stel dat je gasten bij het zwembad liggen en trek hebben in een drankje. 

Met een mobiel kassasysteem hoeven ze niet naar een restaurant of bar, want het personeel kan bestellingen opnemen en betalingen verwerken direct ter plaatse afhandelen.

• Selfservicekiosken – Bieden gasten de mogelijkheid om zelf bestellingen te plaatsen en hun aankopen af te rekenen, zonder tussenkomst van een kassamedewerker.

Bovendien kun je ze inzetten voor het in- en uitchecken van gasten, waardoor gasten de receptie kunnen overslaan en deze processen zelfstandig kunnen afronden. 

Je kunt ze ook plaatsen op drukke locaties, zoals hotellobby's, en er informatieve content op tonen, zoals plattegronden, hotelvoorzieningen of evenementenschema's. 

9 Onmisbare functies van een hotelkassasysteem

Omdat kassasystemen er in allerlei soorten en maten zijn, is het belangrijk om te bepalen welke functies en mogelijkheden jouw hotel nodig heeft.

Naast basisfuncties zoals facturering en betalingen, zijn er extra functies waar je op moet letten.

1. Eenvoudige implementatie en gebruik 

Het doel van een kassasysteem is om specifieke taken en processen te automatiseren. Daarom moet je kassasysteem eenvoudig te implementeren zijn, zodat de training van personeel niet te veel tijd kost. 

Daarnaast moet het intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat zowel je personeel als je gasten er gemakkelijk mee overweg kunnen.

2. Voorraadbeheer

Een goed kassasysteem stelt je in staat om voorraadniveaus bij te houden voor menu-items en andere producten, waardoor het eenvoudiger wordt om ze op tijd bij te bestellen en aan te vullen.

Zo voorkom je dat een product uitverkocht raakt.

3. Betalingsverwerking

Het kassasysteem moet ondersteuning bieden voor diverse betaalmethoden, waaronder credit- en debitcards, mobiele betalingen en cadeaubonnen.

Geavanceerdere kassasystemen (POS) stellen u ook in staat rekeningen te beheren en te splitsen. 

Deze functie komt goed van pas wanneer een groep gasten samen eet en de rekening wil splitsen, of wanneer twee mensen een kamer delen maar één van hen eerder uitcheckt en alleen zijn eigen deel wil betalen.

? Pro-tip:

OTA Payments is een volledig geïntegreerde betaalgateway die dankzij automatisering transacties direct met één klik verwerkt. 

Het maakt verbinding met alle grote betaalgateways, zodat u online betalingen van gasten kunt accepteren in meerdere valuta en via verschillende kanalen, waaronder online, in de winkel of mobiel.

4. Beveiligingsmaatregelen

Aangezien een kassasysteem (POS) omgaat met zeer gevoelige gastgegevens, moet u zeker aandacht besteden aan de beveiligingsmaatregelen om het risico op fraude, diefstal, enzovoort te vermijden. 

Controleer daarom de authenticatiemogelijkheden, encryptie en regelmatige software-updates.

? Pro-tip:

OTA SYNC is voldoet aan PCI DSS en PSD2 en beschermt uw bedrijf tegen fraude met kaartbetalingen dankzij 3D Secure-authenticatie voor alle online transacties.

Bovendien is het belangrijk om de 256-bit SSL-encryptie verzendt alle gegevens veilig, en extra tokenisatie opties zorgen ervoor dat OTA SYNC uw ruwe gegevens niet opslaat.

5. Loyaliteitsprogramma's

U moet uw kassasysteem kunnen combineren met loyaliteitsprogramma's om klantloyaliteit te stimuleren door beloningen en kortingen aan terugkerende klanten aan te bieden.

U kunt bijvoorbeeld late check-ins en -outs, een gratis extra nacht, een gratis upgrade van de hotelkamer, gratis roomservice, enzovoort aanbieden. 

Zo creëert u een klantgerichte aanpak en moedigt u klanten aan meer uit te geven, terwijl u tegelijkertijd klantloyaliteit bevordert.

6. Customer Relationship Management (CRM)

Met een CRM-functie kunt u klantgegevens opslaan en met klanten communiceren via e-mail of andere berichtensystemen.

Bovendien kan toegang tot dergelijke gegevens de gastervaring personaliseren en verbeteren en uw marketingcampagnes doelgerichter en dus effectiever maken.

? Pro-tip:

Met de geautomatiseerde berichtenfunctie stelt OTA SYNC u in staat automatisch e-mails te versturen na boeking, voor aankomst, na vertrek en bij verjaardagen.

Bovendien kunt u promotie- en kortingscodes gebruiken om “dank u” te zeggen of nieuwe gasten aan te trekken met promotieaanbiedingen.

7. Mobiel kassasysteem

Mobiele kassasystemen maken een vast terminal overbodig, zodat uw personeel gasten overal in het hotel kan bedienen.

Daarnaast kunt u de behoefte aan dure hardware verminderen.

? Pro-tip:

OTA SYNC wordt geleverd met een handige mobiele app die iOS en Android ondersteunt, waardoor uw personeel en gasten onderweg taken, aanvragen en transacties kunnen uitvoeren.

8. Rapportage en analyse

POS-systemen moeten in staat zijn om gedetailleerde rapporten te genereren over verkopen, voorraad en andere belangrijke kerncijfers zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over de bedrijfsvoering en strategie.

9. Integraties

Het is essentieel dat een hotel-POS integratiemogelijkheden heeft, aangezien dit het systeem in staat stelt om samen te werken met andere systemen, waardoor de functionaliteit wordt verbeterd en diverse hotelactiviteiten worden gestroomlijnd.

Zo kunt u uw POS koppelen aan verschillende boekhoud-, CRM- en andere platformen. 

Een van de belangrijkste integraties is echter die met hotel property management systems (PMS) omdat dit naadloze integratie van klantgegevens en transacties mogelijk maakt.

? Pro-tip:

Naast integraties met diverse OTA's, CRM's, automatiseringssoftware en meer, biedt OTA SYNC ook integraties met:

• Meerdere betalingssystemen, zoals Stripe, PayPal, FlutterWave, enzovoort.
• POS-systemen, zoals Octopos, eBar, Allegra, Aria, enzovoort.

Wat is het verschil tussen een PMS en een POS?

Een PMS en een POS zijn twee verschillende soorten software binnen de horecasector. 

Hoewel beide systemen cruciaal zijn voor het beheren van de bedrijfsvoering van een hotel, hebben ze elk een ander doel en andere functies.

Een PMS beheert reserveringen, boekingen, receptiewerkzaamheden, housekeeping en boekhouding. 

Zo fungeert het als het centrale beheersysteem voor hotels dat u gebruikt om gastgegevens, kamerprijzen, schoonmaakschema's en meer te beheren.

Bovendien helpt het u de klantenservice te verbeteren, de operationele efficiëntie te verhogen en boekhoudkundige processen te beheren, zoals facturatie en betekent revenue management.

Een POS-systeembeheert daarentegen de transacties die plaatsvinden in verschillende hotelafdelingen. 

Doorgaans gebruikt u een POS-systeem in restaurants, bars, cadeauwinkels en andere plekken waar gasten aankopen doen. 

Hiermee kan uw personeel bestellingen verwerken, voorraad beheren en betalingen bijhouden. 

Bovendien helpt het u om de bedrijfsvoering van uw hotel te stroomlijnen, de nauwkeurigheid van bestellingen te verbeteren en een betere klantervaring te bieden.

Hoewel PMS- en POS-systemen verschillende functies hebben, kunt u ze integreren om gegevens te delen en een vollediger beeld van de hotelactiviteiten te krijgen.

Bonus: de 4 beste hotel-POS-systemen

Als extraatje delen we de top 4 hotel-POS-systemen, elk met verschillende functionaliteiten en implementaties:

1. OTA SYNC – Een alles-in-één cloudgebaseerd PMS oplossing die dagelijkse hotelactiviteiten, facturering en betalingsverwerking centraliseert.

Hoewel het geen POS is, biedt het integraties met diverse POS-systemen, ERP-oplossingen en rapportagetools om een compleet overzicht van de prestaties van het hotel te bieden.

2. Invu POS – Een cloudgebaseerd systeem voor bedrijven in de horeca en foodservice, zoals restaurants, cafés en bars. 

Het biedt functies zoals tafelbeheer, voorraadbeheer, realtime rapportages, klantenbeheer en personeelsbeheer.

3. Lightspeed – Een cloudgebaseerd POS- en e-commerceplatform voor retail- en horecabedrijven. 

Het biedt een complete bedrijfsbeheeroplossing, inclusief voorraadbeheer, CRM, boekhouding en analyses.

4. Square POS – Een betalingsverwerkings- en mobiel kaartlezersysteem voor kleine bedrijven. 

Het biedt tal van functies om verkoop, voorraad en klantgegevens te beheren.

Kortom

Een hotel-POS-systeem is een cruciaal hulpmiddel voor bedrijven in de horecasector, waarmee u:

• Processen stroomlijnen, 
• Uw voorraad beheert, en 
• De klantervaring verbetert. 

Houd bij het kiezen van een hotel-POS-systeem rekening met uw specifieke bedrijfsbehoeften, klantgedrag, beveiliging en de nodige integratiemogelijkheden.

En als u nog op zoek bent naar een betrouwbare oplossing, raden wij aan OTA SYNC. ?

Hoe combineert een hotel-POS-systeem met het OTA SYNC PMS?

OTA SYNC is een allesomvattende PMS-oplossing die dagelijkse activiteiten en repetitieve, saaie taken stroomlijnt.

Naast standaard PMS-functies, zoals Channel Manager en Boekingssysteem, om dagelijkse werkzaamheden te automatiseren en je bereik te vergroten, biedt OTA SYNC je de mogelijkheid om te koppelen met diverse kassasystemen (POS) en:

? Facturen aanmaken in slechts 2 klikken, waarbij het systeem alle gegevens automatisch verzamelt. Jij hoeft alleen de status te kiezen en indien nodig extra diensten toe te voegen.

? Voer geavanceerde factuurbewerkingen uit en splits en voeg samen op basis van item, kamer, gast, bedrag, enzovoort

? Zorgen voor fiscalisering en geautomatiseerde communicatie hebben met de belastingdienst en digitale fiscale kassa's.

? Krijg een overzicht van de kassa aan het begin en einde van de dag, en zie omzet, stortingen, opnames, enzovoort.

? Houd al je uitgaven bij binnen je accommodatie, zodat je precies weet wat je werkelijke netto-omzet is.

? Toegang krijgen tot premiumfuncties, zoals de oplossing voor SPA- en wellnessbeheer, waarmee je afspraken kunt inplannen, klanten kunt beheren en resources kunt toewijzen.

? Eenvoudig stel verschillende belastingtarieven in specifiek voor verschillende markten.

En nog veel meer.

Zin gekregen om OTA SYNC uit te proberen?

Meld u vandaag nog gratis aan voor OTA SYNC en profiteer van alle voordelen van een krachtige POS- en PMS-integratie.

Blijf leren:

7 beste gratis hotelmanagementsystemen

Wat is een revenue management systeem voor hotels en hoe werkt het?

Wat is een Property Management System in een hotel: de ultieme gids