7 beste gratis hotelmanagementsystemen

Hotelmanagementsystemen zijn essentiële tools waarmee hoteliers reserveringen, voorraad en facturatie beheren, terwijl ze tegelijk de algehele gastervaring verbeteren. 

Maar wat als je net begint of een krap budget hebt? 

Gelukkig bestaan er gratis hotelmanagementsystemen die functionaliteit en features bieden zonder dat het je een cent kost. 

Nog meer goed nieuws? We hebben een lijst samengesteld met de 7 beste gratis hotelmanagementsystemen die aansluiten bij jouw bedrijfsbehoeften, zonder je budget te belasten.

Laten we van start gaan!

Hoe kies je het beste hotelmanagementsysteem (HMS)?

De keuze voor het beste hotelmanagementsysteem hangt af van verschillende factoren, waaronder de grootte van je hotel, je specifieke bedrijfsbehoeften en je budget.

Toch zijn er enkele belangrijke aandachtspunten waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een HMS.

• Functies Het HMS bestrijkt kanalen, front desk, boekings- en tariefbeheer, rapportages en meer, kies dus een systeem dat het merendeel van de functies biedt die je nodig hebt.

• Gebruikersinterface Een gebruiksvriendelijke interface is cruciaal, zodat je personeel het systeem makkelijk kan navigeren en de nodige taken kan uitvoeren.
• Schaalbaarheid Zorg ervoor dat het systeem schaalbaar en flexibel is, zodat het met je bedrijf kan meegroeien.
• Integraties Kies een systeem dat naadloos integreert met andere apps die je gebruikt, zoals boekingsengines en betaalgateways.
• Klantenservice Houd rekening met het niveau van klantenondersteuning, waaronder beschikbaarheid, reactietijd en toegang tot trainingsmateriaal.

Let op: open-source HMS versus gratis HMS

Hoewel beide soorten software gratis zijn, verschillen ze wat betreft hun licentie- en ontwikkelmodel.

7 beste gratis hotelmanagementsystemen om vandaag nog te proberen

Onze lijst bestaat uit gratis tools en tools met een gratis proefperiode.

1. OTA SYNC

OTA SYNC is een cloudgebaseerd, allesomvattend hotelmanagementsysteem waarmee je:

• je reserverings- en boekingsprocessen automatiseert, 
• je kamers en tarieven beheert, en 
• andere hoteloperaties stroomlijnt. 

Bovendien stelt de Guest App speelt in op de behoeften van je gasten en verhoogt hun tevredenheid door persoonlijke aanbevelingen, soepele check-ins en meer.

OTA SYNC biedt een krachtige Channel Manager, die je verbindt met meer dan 100 kanalen, zoals grote OTA's, evenals populaire betaal- en marketingplatforms.

Tegelijkertijd kun je hiermee gegevens synchroniseren over al je kanalen tegelijkertijd.

De Channel Manager biedt onderdak aan een tweerichtingsverbinding, waardoor het risico op dubbele boekingen wordt geminimaliseerd.

Naast uitgebreide integratie biedt OTA SYNC ook open API en iCal-links.

Naast het feit dat het cloudgebaseerde, beschikt het ook over een mobiele app, waarmee je onderweg eenvoudig toegang hebt tot alle informatie.

Belangrijkste functies

✨ De Booking Engine Verbetert de gastervaring met realtime beschikbaarheid en tarieven, upsells en cross-sells van relevante producten en diensten, speciale aanbiedingen en meer.

✨ Dashboard voor meerdere accommodaties Stelt je in staat om meerdere accommodaties te beheren, bewerken en overzien vanuit één centraal dashboard.

✨ OTA Payments Automatiseert direct transacties in meerdere valuta's en via diverse online, fysieke of mobiele kanalen.

✨ Plug-and-play omzetversneller Hiermee kun je dynamische prijzen aanpassen en instellen op basis van seizoensgebondenheid, speciale data, vraag en meer.

✨ Multi-property hub integratie Hiermee kun je een op maat gemaakte boekingsmodule aan je website koppelen en zo je boekingspercentage verhogen.

Wat maatwerk betreft, kun je het platform personaliseren om de unieke uitstraling van uw hotel te weerspiegelen met aangepaste filters, content, kaarten, promoties en meer.

Prijzen

OTA SYNC biedt 4 Premium-abonnementen, vanaf €55 bij jaarlijkse facturering. 

Elk pakket heeft een gratis proefperiode van 14 dagen, waarin u toegang heeft tot alle functies en de voordelen ervan kunt ervaren.

2. KW Hotel

KW Hotel is een hotelmanagementsysteem waarmee u reserveringen, facturen, prijsbeleid en meer kunt beheren.

Daarnaast biedt het directe synchronisatie met het kassasysteem en oplossingen voor te versterken gastervaring, zoals:

• Digitale registratiekaarten, 
• Online menu's, 
• Self-check-in kiosken en meer.

KW Hotel is geschikt voor accommodaties van elke omvang, maar de desktopversie werkt alleen op Windows-besturingssystemen.

Belangrijkste functies

✨ Channel Manager Beheert automatisch beschikbaarheid, tarieven en reserveringen

✨ Boekingssysteem Stelt gasten in staat om online te reserveren

✨ Mobiele App Hiermee kunt u reserveringen op afstand beheren.

✨ Dashboardmodule Bevat informatie zoals een overzicht van aankomsten, vertrekken, bezetting en no-shows, allemaal overzichtelijk op één plek.

✨ SMS-marketing Hiermee stelt u verschillende sms-criteria in, past u berichten aan en verstuurt u automatisch tekstberichten naar uw gasten. 

Prijzen

KW Hotel heeft een gratis downloadbare versie, KWHotel Free, die u alleen kunt gebruiken op de computer waarop u deze heeft gedownload. 

Met de gratis versie kunt u basale receptietaken uitvoeren: klantenbestand, kamerbestand, reserveringskalender, notities en herinneringen, en dashboard.

KW Hotel heeft geen premiumpakketten, maar baseert de prijzen op het type accommodatie, het aantal werkstations en kamers.

Bovendien is het belangrijk om het basispakket kost $20 en heeft een opstartkosten van $100. 

Overige functies en modules zijn alleen verkrijgbaar als add-ons, waarvan de meeste opstartkosten hebben.

3. Nobeds

Nobeds is een hotelmanagementsysteem dat tools biedt om het boekingsproces efficiënter te maken, inkomsten te beheren en hoteltaken te automatiseren.

De tools omvatten de Channel Manager, Direct Booking Engine, Beschikbaarheidskalender, enzovoort.

De software is cloudgebaseerde en compatibel met Windows, Android, iOS en alle andere besturingssystemen.

Belangrijkste functies

✨ Geautomatiseerde Boekingsbevestiging – Verstuurt automatisch een boekingsbevestiging per e-mail naar de gast. 

✨ Property Management System – Biedt diverse functies om huurtarieven bij te houden, rapporten te genereren en kosten te berekenen.

✨ Geautomatiseerde Factuur – Genereert automatisch facturen en biedt aanpasbare factuursjablonen, batchverwerkingstools en e-facturatiefuncties.

✨ Boekingssysteem – Beheert al uw boekingen op één plek, volgt gegevens en analyses met ingebouwde tools, voert prijsvergelijkingen uit, enzovoort.

✨ Nobeds API – Hiermee kunt u het property management systeem van Nobeds koppelen aan oplossingen van derden.

Prijzen

Nobeds heeft 1 gratis abonnement met 1 boekingsengine, tot 3 kanalen en 10 kamers. 

Naast het gratis abonnement zijn er 3 premium abonnementen, vanaf €10 per maand.

4. HotelBee

HotelBee is een hotelmanagementoplossing die tools biedt om uw activiteiten te optimaliseren, de gastervaring te verbeteren en de omzet te verhogen.

De kerntools vallen onder 3 hoofdgroepen: Beheer, Verkoop en Analyse, met 8 subcategorieën.

Wat integraties betreft, HotelBee integreert met meer dan 60 OTA's.

Belangrijkste functies

✨ Reserveringskalender – Hiermee beheert u reserveringen, kamerbeschikbaarheid en tarieven allemaal op één plek.

✨ Dagelijkse Werkzaamheden – Omvat taken zoals kamertoewijzing, housekeeping-beheer, receptiewerkzaamheden en voorraadbeheer.

✨ Boekingssysteem – Maakt mogelijk directe boekingen, realtime bijwerken van beschikbaarheid en tarieven.

✨ Channel Manager – Beheert kamerbeschikbaarheid en tarieven op meerdere online boekingsplatformen.

✨ Analyse en rapportage – Helpt u om de prestaties van uw bedrijf te volgen, trends en patronen te herkennen, en diverse rapporten te bekijken over bezettingsgraad, gegenereerde omzet en meer.

Prijzen

HotelBee heeft 1 gratis abonnement met kalenderbeheer voor maximaal 6 kamers en 100 reserveringen. 

Daarnaast zijn er 2 Premium-abonnementen vanaf $5 per kamer per maand.

5. eZee Frontdesk

eZee Frontdesk is lokaal geïnstalleerde hotelbeheersoftware die reserveringen, kameroperaties, housekeeping, gastbetrokkenheid en andere gerelateerde taken afhandelt.

Het bestaat uit geïntegreerde modules voor onder meer in- en uitchecken, groepsbeheer, nachtaudit, reisagentbeheer, gastgeschiedenis en grootboekrekeningen.

eZee Frontdesk is geschikt voor alle soorten accommodaties.

Belangrijkste functies

✨ Reserveringscentrum – Biedt tools om tarieven en kamerbeschikbaarheid te controleren, boekingen te bevestigen, annuleringen en no-shows te beheren, en het reserveringsbeleid vrij te geven.

✨ Front Desk-activiteiten – Beheer kamertoewijzing, configureer extra kosten, verstuur automatisch meldingen, synchroniseer en werk de beschikbaarheid bij, en meer.

✨ Profielbeheer – Slaat alle belangrijke gegevens van uw gasten en partnerbedrijven op en houdt een overzicht bij van alle activiteiten.

✨ Tariefbeheer – Hiermee kunt u een onbeperkt aantal tarieven instellen, zoals standaardkamertarieven, pakketten en seizoenstarieven, en aangepaste tariefplannen opstellen.

✨ Revenue management – Hiermee kunt u concurrerende tarieven opstellen op basis van de bezettingsgraad van uw hotel, maar ook speciale tarieven vastleggen voor uw zakelijke partners.

Prijzen

eZee Frontdesk biedt een gratis proefperiode van 30 dagen met een vooraf geconfigureerde database, of u kunt op verzoek uw eigen gegevens laten toevoegen.

Andere prijsopties zijn op aanvraag beschikbaar en zijn afhankelijk van het aantal kamers, modules en interfaces.

6. Solidres

Solidres is een opensource online reserveringssysteem

De functies zijn onderverdeeld in 4 categorieën: Kernfuncties, Commerciële functies, Joomla-templates en Betaalgateways.

Solidres biedt ook extra functies zoals vertaling, e-mailregistratie, een restaurantbeheersysteem, enzovoort.

Belangrijkste functies

✨ Beschikbaarheidskalender – Hiermee ziet u de kamerbeschikbaarheid in verschillende kleurcodes.

✨ Meerdere betaalopties – Hiermee kunt u transacties uitvoeren via PayPal, creditcards en integraties met betaalgateways zoals Cielo, CIMB, PostFinance, enzovoort.

✨ Joomla Template-bibliotheek – Biedt diverse Joomla-templates en WordPress-thema's om een boekingssite mee te bouwen.

✨ Flex Search – Stelt alternatieve data voor als de gewenste data niet beschikbaar zijn.

✨ Facturen – Hiermee kunt u facturen genereren, downloaden, e-mailen en bekijken.

Prijzen

Solidres heeft een gratis abonnement dat enkele boekings- en webdesigntools en templates bevat, maar geen toegang biedt tot de Channel Manager, rapporten en statistieken, klantenservice, enzovoort.

Daarnaast zijn er 4 Premium-abonnementen variërend van $89 tot $499.

7. 1Day.io

1Day.io is een cloudgebaseerd PMS-software dat u helpt bij reserveringsbeheer, in- en uitchecken van gasten, kamertoewijzing, enzovoort.

Het integreert ook met enkele van de belangrijkste OTA's en synchroniseert beschikbaarheid en tarieven.

1Day.io richt zich op kleine en middelgrote hotels.

Belangrijkste functies

✨ Automatiseringstools – Automatiseer verschillende taken zoals kalenderwijzigingen, beschikbaarheid, tarieven en meer.

✨ Klantrelatiebeheer – Wordt geleverd met kleurgecodeerde tags voor gasten en houdt hun voorkeuren, verjaardagen, problemen en meer bij.

✨ Gecentraliseerd Dashboard – Hiermee beheert en bekijkt u beschikbaarheid, tarieven, beperkingen en meer, allemaal op één plek.

✨ Teambeheer – Biedt tools om het hele team op elkaar afgestemd te houden via tags, notities, meldingen en meer.

✨ Analysetools – Toont belangrijke prestatie-indicatoren, zoals bezettingsgraad, omzet per kamer, en meer, houdt extra kosten in de gaten en volgt de best presterende kanalen.

Prijzen

1Day.io biedt 1 Premium-abonnement, vanaf $ 5 per maand per kamer. Dit abonnement heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Als u tegelijkertijd verschillende soorten accommodaties beheert, is de prijs op aanvraag beschikbaar.

Waarom zou u kiezen voor een gratis HMS?

Als u net begint of een beperkt budget heeft, kunnen gratis hotelmanagementsystemen een uitstekende manier zijn om de markt te verkennen en te zien hoe goed ze aansluiten bij uw bedrijfsdoelen.

? Toch missen gratis HMS-systemen die altijd gratis blijven vaak geavanceerdere functies die u zeker nodig zult hebben naarmate uw bedrijf groeit.

? Bovendien krijg je ook te maken met beperkingen in het aantal integraties, werkruimtes, gebruikers, enzovoort.

Een goed uitgangspunt is daarom om te kiezen voor meer geavanceerde oplossingen die gratis proefperiodes met toegang tot alle functies bieden, zodat je zelf kunt ervaren hoe goed ze aansluiten op jouw behoeften.

En wij hebben precies zo'n oplossing voor jou: OTA SYNC!

Waarom Zou Je Voor OTA SYNC Kiezen?

OTA SYNC is een allesomvattende hotelbeheeroplossing die talloze functies biedt om vastgoedbeheer te verbeteren en hoteloperaties te automatiseren en te stroomlijnen.

Met OTA SYNC kun je:

? Naadloos in één dag aan de slag gaan zonder externe hulp nodig te hebben.

? Prijzen aanpassen op basis van vooraf ingestelde limieten om omzet maximaliseren in laagseizoenen.

? Elke markt bedienen met flexibele belasting- en algemene instellingen.

? Over- en dubbele boekingen voorkomen door gebruik te maken van automatische updates en synchronisatieopties.

? Moeiteloos meerdere accommodaties beheren en runnen vanaf één centrale plek, zonder tussen tabbladen te hoeven wisselen.

? Weloverwogen beslissingen nemen dankzij krachtige analyse- en rapportagetools die diepgaande analyses bieden, onderverdeeld naar periode, kanaal, bedrag, kamertype, omzet, enzovoort.

Klaar om OTA SYNC te testen?

Probeer OTA SYNC gratis en de manier waarop je jouw accommodatie runt, transformeren.

Blijf leren:

Wat zijn de voordelen van een hotelmanagementsysteem?

Waarom Heb Je Hotelbeheersoftware Nodig?

De 5 Beste Hotelbeheersoftwarepakketten Om In 2024 Te Proberen