Het kiezen van de juiste property management system voor uw accommodatie kan essentieel zijn voor een succesvolle onderneming. Met zoveel keuzes is het soms best overweldigend.
In deze blog helpen we u om een weloverwogen beslissing te nemen bij het kiezen van de juiste.
Maak het u gemakkelijk en lees verder over de vergelijking tussen Cloud PMS en on-site systemen.
Laten we er meteen induiken.
1. Wat is hotelbeheersoftware?
Om op dezelfde lijn te zitten, laten we eerst PMS definiëren.
PMS-software heeft de horecasector getransformeerd door de ouderwetse, papierintensieve manier van accommodatiebeheer te vervangen. Functies zoals een boekingssysteem of channel manager voorkomen menselijke fouten zoals overboeking.
Het helpt niet alleen bij front desk taken zoals het boeken van reserveringen of de in en uitcheck van gasten. Het blijft zich voortdurend ontwikkelen en helpt hoteliers om alle aspecten van hun accommodatie te beheren.
Hotelbeheersoftware automatiseert ook de meeste handmatige taken en helpt medewerkers om zich te richten op het creëren van een gepersonaliseerde unieke gastervaring.
2. Soorten PMS
De twee belangrijkste soorten hotelbeheersoftware die u tegen kunt komen, zijn:
✅On-site property management system
Dit systeem onderscheidt zich door de manier waarop het gegevens opslaat. Een server op locatie is vereist om dit type software te laten werken.
Het onderhoud ervan komt voor rekening van het hotel. Interne IT ondersteuning is nodig om het systeem draaiende te houden.
✅Cloudgebaseerd PMS
Dit type software vereist geen server op locatie en is verbonden met het internet. Het is toegankelijk via de meeste apparaten in de accommodatie en heeft lagere onderhoudskosten.
3. 7 belangrijke verschillen om rekening mee te houden
1. Installatie
Installatie van cloudgebaseerd systeem
Dit type beheersoftware wordt geïnstalleerd via de internet en is toegankelijk vanaf elk apparaat zodra een account is aangemaakt. Gegevens worden opgeslagen door de leverancier, met andere woorden buiten het hotel.
Onderhoud en beveiliging zijn de verantwoordelijkheid van de PMS-leverancier.
Houd er rekening mee dat een stabiele internetverbinding vereist is om dit type systeem goed te laten functioneren.
Installatie van on-premise systeem
Helaas is het installatieproces van dit type systeem iets gecompliceerder.
Ten eerste moet het handmatig geïnstalleerd worden op elk apparaat waarop het gebruikt zal worden. Gegevens worden opgeslagen op een server die zich ergens op locatie bevindt. Vergeet ook de andere back-upservers.
niet Het beschermen en opslaan van gegevens wordt volledig de verantwoordelijkheid van het hotel.
2. Technische Vereisten En Onderhoud
Vereisten Voor Cloudgebaseerde Oplossingen
Dit is volledig zorgeloos. Vergeet servers of back-ups, alles wordt hier gehost door de leverancier.
Het enige wat het hotel nodig heeft, is een goede internet verbinding, en ze zijn helemaal klaar.
Neem dit echter niet te letterlijk. Je zou nog steeds een of twee desktops op kantoor nodig hebben. Het grote voordeel van een cloudgebaseerd PMS is dat het vereist niet investering in hardware bespaart.
Vereisten Voor On-premise Oplossingen
Er komt heel wat bij kijken om deze PMS-oplossing goed te laten werken. Enkele van de vereiste hardware zijn:
- Een gegevens server
- Back-up servers
- A terminal server (voor toegang vanaf verschillende locaties)
- Een compatibel besturingssysteem op alle werkstations
- Speciale werkstations voor externe systemen
- Back-up harde schijven
Man, dat is nogal wat. Naast investeren in al die hardware en het allemaal ter plaatse opslaan, heb je ook interne IT-expertise.
3. Gegevensbeveiliging
Volgens het meest recente onderzoeksrapport van 2024, staan cyberbeveiligingsrisico's op een absoluut hoogtepunt. Er werd gemeld dat 14% van de aanvallen te wijten was aan het misbruiken van kwetsbaarheden in de eerste toegangsfase . Daarnaast ging 62% van de aanvallen gepaard met ransomware of afpersing.
Gegevensbeveiliging is uiterst belangrijk in de horeca, dus houd hier rekening mee bij het kiezen van hotelsoftware.
Beveiliging van cloud-gebaseerde PMS
Het beveiligen van je gegevens is de verantwoordelijkheid van de leverancier wanneer je een cloud-gebaseerd systeem gebruikt. Toch moeten je medewerkers nog steeds niet klikken op links van een Nigeriaanse prins die hen een erfenis belooft.
Grapjes terzijde, bij dit soort software worden robuuste maatregelen toegepast die ervoor zorgen dat datalekken vrijwel onmogelijkzijn. Bij veel cloud-gebaseerde systemen worden alle gegevens gehost in meerdere datacenters waardoor er, zelfs als één datacenter uitvalt, altijd een back-up.
Beveiliging van on-premise PMS
Bij dit soort systeem is de beveiliging de verantwoordelijkheid van de accommodatie. Hier zijn enkele stappen die de accommodatie kan nemen om haar gegevens veilig te houden bij het gebruik van dit PMS-systeem:
- Installeren van antivirusprogramma’s
- Beveiligen van privénetwerken
- Toegang beperken tot serverruimtes
- Handmatige back-up van gegevens processen
- Het invoeren van back-upservers en generatoren
Hoewel het veiliger kan aanvoelen om alle gegevens op je eigen hardware op te slaan en er verder niet meer bij stil te staan, kan dit een groot risico vormen. In geval van brand of overstroming kan deze hardware beschadigd raken en een nachtmerrie voor je hotel worden.
4. Investeringskosten
Bij het afwegen van operationele kosten vinden wij het belangrijk om ook rekening te houden met tijd naast geld alleen. Tijd besparen voor het management en het receptiepersoneel kan net zo belangrijk zijn als besparen op kosten.
Kosten van een cloudgebaseerd systeem
Cloud hotel-PMS rekent meestal via een maandelijks abonnement en op basis van het aantal kamers. Hoewel deze kosten na verloop van tijd kunnen oplopen, is het belangrijk om ook te kijken naar andere zaken waar uw geld niet naartoe gaat.
Doordat er geen hardware ter plaatse is, zijn er geen onderhouds en update kosten. Doorgaans kunnen on-premise softwarelicenties kostbaar uitvallen en kunnen er extra kosten bijkomen als u in de toekomst meer werkplekken wilt toevoegen. Ook extra beveiligingskosten komen mogelijk om de hoek kijken om uw serverruimte veilig te houden.
Als u ook tijd meerekent, de belangrijkste valuta van allemaal, dan biedt een cloud PMS gemoedsrust. Zonder eindeloze kabels en de constante behoefte om het systeem te onderhouden, kan het hotelpersoneel zich meer richten op gasten. Ook hoeft u geen techgenie te zijn om te bepalen hoe u deze software gebruikt. Alle technische zaken worden geregeld door de leverancier.
Kosten van on-premise systemen
In werkelijkheid is dit soort hotelmanagementsysteem niet ontworpen voor middelgrote of kleine hotels. Dit soort systeem wordt beschouwd als een kapitaaluitgave, waardoor veel vestigingen het zich helemaal niet kunnen veroorloven .
Enkele van de grootste kosten waarmee u te maken krijgt bij dit type hotelmanagementsysteem zijn:
- Software licentie
- Jaarlijkse onderhoud kosten
- Hardware en IT-kosten
Dit type software vraagt mogelijk meer werk en tijd dat geïnvesteerd wordt in onderhoud en het leren kennen van het systeem.
6. Integratiegemak
Andere software, zoals kassasystemen of boekhoudsoftware, is vaak nodig om je accommodatie te runnen. Deze integreren met je hotelmanagementsysteem is essentieel om je bedrijf soepel te laten draaien.
Integratie van een cloudgebaseerd property management system
Dit is meestal de eenvoudigste oplossing. Terwijl veel systemen al geïntegreerd zijn met andere samenwerkende softwareoplossingen, verloopt integratie over het algemeen naadloze. Dankzij open API's en gangbare webstandaarden integreert cloudsoftware eenvoudig met externe oplossingen.
Integratie van een on-premise property management system
Hoewel on-premise hotel-PMS-oplossingen integratie met andere software mogelijk maken, verloopt dit proces zeer complex. Meestal is er handmatig technisch werk nodig, evenals extra hardware.
💡In de schijnwerpers
Als het om integratie gaat, zetten we OTA-synchronisatie cloudgebaseerde hotelmanagementsoftware die samenwerkt met veel externe software en biedt eenvoudige en snelle integraties met nieuwe externe oplossingen.
6. Toegankelijkheid En Mobiliteit Van Het Systeem
Toegankelijkheid Van Cloudgebaseerde PMS-software
Omdat dit systeem onlinewordt uitgerold, is het toegankelijk via een beveiligde login op elk mobiel apparaat, vanaf elke locatie. Het enige wat je nodig hebt, is een goede WiFi verbinding. De cloudoplossing is een duidelijke winnaar op het gebied van toegankelijkheid, iets wat geen enkel modern on-site PMS kan evenaren.
Toegankelijkheid Van On-premise PMS-software
Hoewel het bij dit soort oplossing mogelijk is om op afstand toegang te krijgen tot het systeem, gaat dit opnieuw minder gemakkelijk. Deze luxe vereist extra technische configuratie en hangt bovendien af van de serverbelasting. Helaas duidelijk de verliezer in deze categorie.
7. Updates En Upgrades
Upgrades Voor Cloud Property Management
Dit type hotel-PMS biedt updates die meestal gratis en eenvoudig te installeren zijn. Dit betekent dat de software altijd up-to-date is. Een groot voordeel is dat hier geen technische kennis van de hotelier of extra hardware voor nodig is.
Upgrades van on-premise property management systemen
Het grootste nadeel van het upgraden van een on-premise PMS is dat dit behoorlijk duurkan zijn. Software-updates kunnen soms ook hardware-updates.
4. Tot slot
Het kiezen van de juiste oplossing om de hoteloperaties soepel te laten verlopen vraagt om veel factoren die in overweging moeten worden genomen. Op basis van deze vergelijking is een duidelijke winnaar het cloudgebaseerde hotelmanagementsysteem.
Door de kosten te verlagen en meer flexibiliteit en toegankelijkheidte bieden, is een cloudgebaseerd hotel-PMS een moderne oplossing die de norm wordt in de hospitalitysector. Hoewel beide voor- en nadelen hebben, verschillen on-premise en cloud PMS duidelijk in prestaties en onderhoud behoeften.
Tijdsbesparing is ook een belangrijke factor waarin cloudsystemen de overhand hebben, wat essentieel is voor het runnen van een succesvolle hotelonderneming.
5. Hoe OTA Sync kan helpen
OTA Sync is een alles-in-één cloudgebaseerde softwareoplossing voor het beheren van hotels en appartementen. Dankzij cloudgebaseerde technologie zijn de kosten drastisch verlaagd, worden dagelijkse taken geautomatiseerd, en worden de totale efficiëntie uiteindelijk verbetert en inkomsten van het pand verhoogd.
OTA-synchronisatie software is geschikt voor middelgrote en kleine hotels, boetiekhotels, hostels, pensions en appartementen. Het bedrijf heeft meer dan 2.000 tevreden gebruikers in 17 landen wereldwijd.
Er zijn vier complete oplossingen voor het beheren van hotels en appartementen:
Klik hier voor een gratis proefperiode hier.
Nederlands
English
Deutsch
Français
Hrvatski
Srpski
Crnogorski
Italiano
Español
简体中文
Magyar
Português
Română
Русский
Shqip
Ελληνικά
العربية
Български